Functieomschrijving:

Opdrachtomschrijving

Het betreft hier een resultaatgerichte e inhuurprofessional werkt zelfstandig aan een duidelijk afgebakende opdracht met een meetbaar resultaat.

(Zowel zzp als detachering mogelijk)

De inhuurprofessional voert van 1 november 2026 tot en met 28 februari 2027 een zelfstandige, afgebakende expertiseopdracht uit op het gebied van reputatiemanagement, strategische communicatie en projectgebonden woordvoering rond complexe en mediagevoelige spoorprojecten.

De opdracht vraagt om senior expertise, omdat de professional zelfstandig complexe reputatie- en communicatievraagstukken analyseert, communicatiescenario's ontwikkelt en project- en bestuurlijke verantwoordelijken adviseert over mediagevoelige situaties.

De opdracht richt zich op de volgende vier vooraf vastgestelde projecten binnen het spoorportfolio: de vernieuwing van de Maaslijn, de verdiepte ligging en verbouwing van het spoor bij Vught, het project Meteren-Boxtel en de verbouwing van de stationsomgeving Eindhoven. Deze vier projecten vormen gezamenlijk de inhoudelijke scope van de opdracht. De werkzaamheden worden per project afgestemd op de actuele projectfase en de verwachte reputatie- en communicatievraagstukken.

De professional is verantwoordelijk voor het zelfstandig realiseren van de hieronder beschreven resultaten en bepaalt zelf de wijze waarop deze resultaten worden bereikt.

Reputatie- en communicatieadvies

Voor ieder van de vier projecten levert de professional zelfstandig een afgebakend adviespakket op.

Dit adviespakket bestaat uit:

•   een analyse van de belangrijkste reputatie-, media- en stakeholderissues

•   een advies over de kernboodschappen en communicatiestrategie voor één vooraf vastgesteld kritisch projectmoment

•   een concrete Q&A/issuekaart met de belangrijkste verwachte vragen, risico's en antwoorden

•   een advies over de voorbereiding van bestuurder, projectdirectie en/of betrokken communicatieprofessional op het betreffende projectmoment

De vier adviespakketten worden uiterlijk 15 februari 2027 opgeleverd. De professional bepaalt zelf de planning en werkwijze die nodig zijn om deze resultaten tijdig te realiseren.

Projectgebonden strategische woordvoering

Onderdeel van de opdracht kan zijn het zelfstandig uitvoeren van strategische en woordvoeringswerkzaamheden, voor zover deze rechtstreeks samenhangen met de geselecteerde projecten en de overeengekomen communicatieopgaven.

De werkzaamheden kunnen onder meer bestaan uit:

•   het voorbereiden en voeren van gesprekken met media over een geselecteerd project of projectonderdeel

•   het formuleren, aanscherpen en uitdragen van kernboodschappen

•   het beantwoorden van mediavragen die betrekking hebben op de geselecteerde projecten

•   het voorbereiden van bestuurders en projectverantwoordelijken op interviews en andere mediacontacten

•   het adviseren over de aanpak van actuele mediavragen, reputatierisico's en communicatiescenario's

•   het verzorgen van woordvoering rond vooraf geïdentificeerde mediagevoelige projectmomenten

De professional bepaalt zelfstandig welke vorm van woordvoering of mediabegeleiding in de betreffende situatie nodig is om de afgesproken communicatiedoelstelling te realiseren.

De woordvoeringswerkzaamheden zijn onderdeel van de projectresultaten en vormen geen zelfstandige opdracht tot het leveren van reguliere woordvoerderscapaciteit.

De professional wordt daarom:

•   niet opgenomen in het reguliere piketrooster;

•   niet ingezet voor algemene dagelijkse persvoorlichting;

•   niet belast met een reguliere of permanente woordvoerdersportefeuille;

•   niet structureel ingezet voor het opvangen van de dagelijkse werkzaamheden van het woordvoeringsteam.

Incidentele bereikbaarheid buiten reguliere werktijden kan plaatsvinden wanneer dit rechtstreeks samenhangt met een project- of mediummoment binnen de vier vastgestelde projecten, dan wel met een incidentele woordvoeringsvraag zoals beschreven in de paragraaf 'Incidentele woordvoering buiten de geselecteerde projecten'. Dit betekent niet dat de professional onderdeel is van een regulier bereikbaarheids- of piketrooster.

Op verzoek van ProRail kan de professional daarnaast incidenteel woordvoering verzorgen over andere spoorprojecten of actuele incidenten, buiten de vier vastgestelde projecten.

Deze incidentele inzet:

•   vindt telkens plaats naar aanleiding van een concreet verzoek van ProRail per incident of mediamoment, en wordt niet vooraf ingeroosterd;

•   betreft een afgebakende, kortdurende bijdrage — zoals het beantwoorden van een specifieke mediavraag of het opstellen van een reactie op een incident —      en geen doorlopende of structurele beschikbaarheid;

•   vormt geen onderdeel van een vast bereikbaarheids- of piketrooster en leidt niet tot opname in de reguliere formatie van het woordvoeringsteam;

•   laat onverlet dat de professional zelfstandig bepaalt hoe de gevraagde bijdrage inhoudelijk wordt vormgegeven, met inachtneming van het geldende     communicatiebeleid en de kernboodschappen van ProRail.

Deze incidentele woordvoering blijft qua omvang ondergeschikt aan de drie resultaatgerichte adviesopdrachten en mag niet uitgroeien tot een feitelijke invulling van reguliere, structurele woordvoeringscapaciteit. De professional houdt voor eigen administratie bij welke tijd aan deze incidentele werkzaamheden wordt besteed.

Aanvullende afgebakende adviesvragen

Naast de vier projectopdrachten kunnen maximaal twee aanvullende adviesvragen worden uitgevoerd, mits deze:

•   rechtstreeks verband houden met de geselecteerde projecten

•   passen binnen de overeengekomen senior expertise

•   vooraf concreet worden afgebakend

•   leiden tot een herkenbaar advies, communicatieproduct of ander concreet resultaat

De verwachte einddatum is 28 februari 2027.

De inhoudelijke opdrachtresultaten worden uiterlijk 15 februari 2027 afgerond. De resterende periode wordt gebruikt voor afronding, overdracht en het vastleggen van de resultaten.

De opdracht is naar tevredenheid afgerond wanneer uiterlijk 15 februari 2027

•   voor de vier vooraf vastgestelde projecten een concreet adviespakket is opgeleverd;

•   per project de afgesproken reputatie-, media- en stakeholderanalyse is uitgevoerd;

•   per project de afgesproken kernboodschappen, Q&A/issuekaart en communicatieadviezen zijn opgeleverd;

•   de afgesproken bestuurders en/of projectverantwoordelijken zijn voorbereid op de geselecteerde mediagevoelige momenten;

•   de binnen de opdracht afgesproken projectgebonden woordvoerings- en mediaverantwoordelijkheden zijn uitgevoerd, inclusief eventuele incidentele woordvoering buiten de geselecteerde projecten;

•   maximaal twee vooraf afgesproken aanvullende adviesvragen zijn afgerond;

•   een eindrapportage is opgeleverd met een overzicht van de gerealiseerde resultaten en eventuele aanbevelingen voor de verdere communicatieaanpak.

De opdracht eindigt op 28 febaruari 2027.

De beoordeling vindt plaats aan de hand van de overeengekomen resultaten en niet op basis van aanwezigheid, een voorgeschreven aantal uren, een vaste werktijdenregeling of het structureel uitvoeren van werkzaamheden binnen het team.

De inhuurprofessional is zelfstandig verantwoordelijk voor de aanpak, planning en uitvoering van de overeengekomen opdracht.

De professional bepaalt zelf:

•   welke analyses en adviesactiviteiten nodig zijn

•   welke communicatiemiddelen en methodieken worden ingezet

•   hoe de woordvoerings- en mediavraagstukken worden aangepakt

•   waar en wanneer de werkzaamheden worden uitgevoerd

•   in welke volgorde de werkzaamheden worden uitgevoerd

ProRail bepaalt wat het gewenste resultaat is en verstrekt de noodzakelijke projectinformatie en context. De professional bepaalt hoe deze resultaten worden gerealiseerd.

Afstemming met project-, communicatie- en woordvoeringscollega's vindt plaats wanneer dit noodzakelijk is voor het verkrijgen van informatie, het begrijpen van de projectcontext of het bespreken van resultaten.

Deze afstemming is gericht op de inhoud van de opdracht en vormt geen dagelijkse leiding of toezicht op de wijze waarop de professional de werkzaamheden uitvoert.

De professional is niet verplicht om dezelfde instructies, werkwijze of dagelijkse werkverdeling te volgen als medewerkers van ProRail.

De opdracht is een zelfstandige, tijdelijk afgebakende expertiseopdracht en is niet gericht op het vervangen of tijdelijk bezetten van een bestaande functie of formatieplaats. De professional wordt niet ingehuurd om reguliere capaciteit van het woordvoeringsteam over te nemen.

De inzet is specifiek gericht op het zelfstandig realiseren van vooraf bepaalde advies-, communicatie- en woordvoeringsresultaten rond vier complexe en mediagevoelige spoorprojecten, aangevuld met incidentele woordvoering over andere projecten of incidenten op concreet verzoek van ProRail.

De senior expertise is noodzakelijk vanwege de complexiteit van de vraagstukken en de vereiste zelfstandige advisering over reputatierisico's, mediagevoelige situaties, communicatiescenario's en bestuurlijke communicatie.

Hoewel woordvoering onderdeel kan zijn van de uitvoering, gaat het om projectgebonden en incidentele, inhoudelijk afgebakende woordvoering. De professional neemt geen bestaande woordvoerdersportefeuille over en wordt niet ingezet voor de algemene dagelijkse werkzaamheden van een vaste woordvoerder.

De opdracht heeft een duidelijk begin- en eindpunt: 1 november 2026 tot 28 februari 2027.

De professional maakt geen onderdeel uit van de reguliere formatie en draait niet structureel mee in het woordvoeringsteam.

De professional:

•   wordt niet opgenomen in het reguliere piketrooster

•   neemt geen reguliere woordvoerdersportefeuille over

•   wordt niet ingezet voor algemene dagelijkse persvoorlichting

•   ontvangt geen dagelijkse werkverdeling vanuit het woordvoeringsteam

•   werkt zelfstandig aan de overeengekomen projectresultaten

•   bepaalt zelfstandig de aanpak en planning van de werkzaamheden

Contact met projectteams, communicatieadviseurs, woordvoerders en andere betrokken ProRail-collega's vindt plaats voor zover dit noodzakelijk is voor het realiseren van de overeengekomen resultaten.

De professional kan daarbij zelfstandig optreden als woordvoerder of communicatieadviseur namens het project, voor zover dit binnen de overeengekomen opdracht valt.

Incidentele bereikbaarheid of woordvoering buiten reguliere kantoortijden kan onderdeel zijn van de opdracht wanneer dit rechtstreeks samenhangt met een vooraf geïdentificeerd project- of mediummoment. De professional wordt hiervoor niet opgenomen in een algemeen rooster en is niet beschikbaar als reguliere piketbezetting.

Ook de incidentele woordvoering over andere projecten of actuele incidenten (zie onderdeel 1) vindt telkens plaats op basis van een concreet, per situatie geformuleerd verzoek van ProRail en niet via een vast rooster of een structurele beschikbaarheidsverplichting. Deze incidentele inzet doet niet af aan het zelfstandige karakter van de opdracht, zolang dit niet uitgroeit tot een vast patroon van beschikbaarheid of een feitelijke invulling van een structurele woordvoerdersrol.

Over de klant:

Communicatie verzorgt de in- en externe communicatie van ProRail en draagt zo bij aan soepele interne en externe samenwerking en het versterken van de reputatie van ProRail in de samenleving.

Eisen:

• Minimale eisen (harde criteria)HBO/WO bij voorkeur in Communicatiewetenschappen, Journalistiek, Bestuurskunde, Politicologie, Public Relations of een vergelijkbare richting
• Minimaal 8 jaar werkervaring in strategische communicatie, reputatiemanagement en woordvoering, bij voorkeur binnen een complexe publieke, maatschappelijke of politiek-bestuurlijke organisatie. Aantoonbare ervaring met het adviseren van bestuur, directie en/of bestuurlijke stakeholders op strategisch niveau.
• Ervaring met:

          •   Strategische positionering en reputatiemanagement;

          •   (Proactieve en reactieve) mediawoordvoering en persrelaties;

          •   Advisering van bestuurders en directie bij gevoelige of reputatiekritische dossiers;

          •   Crisiscommunicatie en issue- en omgevingsmanagement;

          •   Het ontwikkelen van kernboodschappen, Q&A’s, mediastatements en communicatieplannen;

          •   Het signaleren van maatschappelijke, politieke en mediaontwikkelingen en het vertalen daarvan naar strategisch advies;

          •   Werken in een politiek-bestuurlijke en/of maatschappelijk gevoelige omgeving;

          •   Het coördineren van communicatie tijdens (potentiële) reputatie- en mediacrisissen;

          •   Monitoring van media, sentiment en relevante stakeholders.

• Politiek-bestuurlijke verhoudingen, media- en reputatiedynamiek, crisiscommunicatie en relevante wet- en regelgeving binnen het werkveld van de organisatie. Kennis van de Wet open overheid (Woo), privacywetgeving (AVG) en de bestuurlijke context is een pré.

Competenties:

Competenties

• Zelfstandigheid en eigenaarschap – kan zelfstandig prioriteiten stellen, beslissingen nemen en verantwoordelijkheid pakken, ook in dynamische of hectische situaties.
• Samenwerkingsgerichtheid – werkt als zelfstandige professional, maar zoekt actief de verbinding met collega-woordvoerders, communicatieadviseurs en andere disciplines binnen ProRail.
• Omgevingssensitiviteit en overtuigingskracht – voelt aan wat er speelt, ziet reputatie- en mediakansen en weet helder en overtuigend te adviseren en op te treden.

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Aanleverinstructie kandidaat (verplicht format)

De aanbieding dient volledig en uitsluitend te worden aangeleverd in één (1) Word-document.

Aanbiedingen die niet voldoen aan onderstaande eisen worden niet in behandeling genomen.

1. Voorblad (verplicht – exact onderstaande onderdelen opnemen)

Het document start met een voorblad met daarin:

• Voor- en achternaam kandidaat
• Woonplaats
• Beschikbaarheid (aantal uur per week + startdatum)
• Tarief (€ per uur, excl. btw, all-in inclusief BYOD)
• Detachering via (naam toeleverancier) of wanneer ZZP is toegestaan: KVK nummer en bedrijfsnaam
• VOG beschikbaar (ja/nee)
• Referenties (op aanvraag beschikbaar)

2. Inhoud document (in onderstaande volgorde)

Na het voorblad bevat het document:

1. Uitwerking van alle eisen en wensen (expliciet en concreet onderbouwd)
2. Korte motivatie van de kandidaat (to the point)
3. Volledig CV van de kandidaat

Belangrijke voorwaarden

• Alleen complete en correct gestructureerde documenten worden beoordeeld
• Afwijkingen van dit format leiden tot directe afwijzing
• Meerdere documenten of afwijkende formats worden niet geaccepteerd 

Stuur uw aanbieding uiterlijk op 14 oktober 2026, voor 15:00 uur

Bandbreedte tarief € 123,- - € 133,-

Mogelijke verlengingen na de initiële einddatum: Ja

ProRail houdt zich het recht voor om gedurende de deelovereenkomst de werkzaamheden, contracturen en inhuurduur te wijzigen tegen dezelfde voorwaarden als opgenomen in de raamovereenkomst.